Dacă vrei ca afacerea ta să meargă bine și să se dezvolte în timp, nu este de ajuns ca angajații să vină zilnic la muncă și să își îndeplinească sarcinile, așteptând în același timp sfârșitul programului. Poate că lucrurile vor merge bine o vreme, însă nu se poate vorbi despre eficiență și productivitate sporită, ci despre o rutină care va duce mai devreme sau mai târziu la o plafonare.
Amenajarea spațiului de lucru are un rol important în evitarea unor astfel de situații, iar în cele ce urmează, îți vom arăta cum trebuie să procedezi pentru a crește eficiența și motivația echipei tale.
- De ce este important să amenajezi corect spațiul de lucru al angajaților?
- Idei pentru amenajarea unui birou la serviciu: de ce să ții cont?
- Idei pentru amenajarea unei săli de conferințe
- Idei pentru amenajarea unui spațiu de relaxare și agrement
De ce este important să amenajezi corect spațiul de lucru al angajaților?
Spațiul de lucru amenajat corect are un impact psihologic asupra oricărui angajat. Acesta poate deveni mai productiv chiar fără să-și propună în mod special, doar influențat de condițiile care i se oferă la birou.
Este firesc să se simtă bine și să vină cu plăcere la muncă într-un spațiu confortabil care îi pune la dispoziție facilități de ajutor în îndeplinirea sarcinilor zilnice. Iar atunci când angajații sunt mulțumiți, se vor concentra mai bine, vor deveni mai creativi și mai interesați de munca în echipă și de noi provocări. Într-un cuvânt, vor deveni mai eficienți, iar acest lucru va influența în bine activitatea firmei sau a companiei.
Idei pentru amenajarea unui birou la serviciu: de ce să ții cont?
Amenajarea spațiului de lucru nu este o chestiune la fel de simplă precum mobilarea unei locuințe, pentru că în acest caz sunt mai multe aspecte de care trebuie să ții cont.
Dacă am reușit să-ți captăm atenția până în acest punct, în continuare, poți afla care sunt aceste aspecte și cum trebuie să le abordezi.
Alegerea mobilierului
Există mai multe tipuri de spații de lucru, iar acesta este un criteriu de bază care trebuie luat în considerare la alegerea mobilierului adecvat.
Open space
În cazul unui birou open space, este nevoie de mese de lucru pentru fiecare angajat, prevăzute cu sertare sau mici dulapuri pentru depozitarea documentelor și altor accesorii de birou.
De asemenea, spațiile trebuie să fie dotate cu scaune operaționale ergonomice, obiecte de mobilier care previn apariția durerilor de spate cauzate de orele petrecute în fața calculatorului.
Hub
O amenajare de acest tip presupune un spațiu de lucru alocat unui singur angajat, având dimensiuni reduse, cât să încapă aici o masă de lucru și scaunul de birou aferent.
Enclavă
Spațiile de lucru de tip enclavă includ mai multe compartimente despărțite prin pereți transparenți, fiecare servind ca birou pentru doi sau mai mulți angajați.
Compartimentele nu au dimensiuni foarte mari, astfel că trebuie avute în vedere regulile de amenajare a unui birou în spațiu mic, respectiv dotarea cu mobilier care să satisfacă strictul necesar. Dacă spațiul o permite, pe lângă mesele de lucru și scaune, poate fi adăugat și un dulap sau un fișet pentru documente.
Capsulă
Este un spațiu de lucru ideal pentru angajații care au nevoie de liniște sau de un spațiu personal în care să se poată concentra mai bine. Capsula poate fi instalată într-un open space prin montarea unor panouri care să creeze un spațiu de lucru separat.
Dimensiunile acestui spațiu sunt limitate, astfel că mobilierul se reduce la masa de lucru și scaunul de birou.
Birou închis
Acest tip de spațiu de lucru este specific birourilor managerilor, dar și celor destinate angajaților cu funcții importante. Amenajarea unui birou directorial necesită o dotare mai complexă din punct de vedere al mobilierului.
Pe lângă scaunul de birou și masa de lucru, într-un astfel de spațiu trebuie se mai găsească dulapuri pentru documentele importante, o canapea sau câteva fotolii în fața cărora poate fi amplasată o măsuță de cafea. De cealaltă parte a biroului, este nevoie de unul sau două scaune pentru oaspeți, iar mobilierul poate fi completat cu o bibliotecă.
Modul de iluminare
Este foarte important ca spațiul de lucru să beneficieze de cât mai mult lumină naturală, întrucât aceasta stimulează creativitatea și îmbunătățește randamentul angajaților. Pentru aceasta, ferestrele trebuie să fie cât mai mari și mai bine expuse la lumină, iar birourile amplasate în așa fel încât această să cadă din spate.
În ceea ce privește iluminatul artificial, este recomandat să fie folosite surse cu lumină albă care să se apropie cât mai mult de lumina naturală.
Cromatica
Contează foarte mult culoarea aleasă pentru mobilierul de birou, perdele, covoare și zugrăveală întrucât paleta cromatică poate influența starea angajaților.
Albastrul stimulează productivitatea, verdele relaxează, în timp ce portocaliul și galbenul îmbunătățesc starea de spirit, insuflând entuziasm și optimism. Dacă vei combina aceste culori cu roșu și negru – care sporesc încrederea în sine -vei obține o paletă cromatică ideală pentru un spațiu de lucru.
Elementele decorative
Nici decorațiunile nu trebuie să lipsească din spațiul de lucru fiindcă au darul de a-l face mai primitor pentru angajații care vin aici zi de zi.
Ghivecele cu plante de interior sunt elemente decorative care au totodată și un rol practic: împrospătează atmosfera. Tablourile în culori vii sau fotografiile cu peisaje pitorești sunt alte decorațiuni potrivite pentru spațiul de lucru precum și lămpile de iluminat cu un design deosebit sau ceasurile de perete.
O idee bună este să-i încurajezi pe angajați să-și personalizeze spațiul personal de lucru aducându-și la birou obiectele decorative preferate.
Dotarea cu echipamente și accesorii necesare
Nu poți avea pretenția ca angajații să fie eficienți dacă nu le pui la dispoziție toate dotările de care au nevoie, în funcție de specificul activității. Calculatoarele, laptopurile, imprimantele și telefoanele sunt echipamente de bază care nu pot lipsi din niciun birou.
La fel de importante sunt și accesoriile de birotică precum coli, instrumente de scris, dosare, mape, organizatoare de documente, bibliorafturi și diferite consumabile. Pentru depozitarea acestora în ordine, este nevoie și de dulapuri de birou sau rafturi suspendate.
Idei pentru amenajarea unui spațiu de relaxare și agrement
Prezența unui astfel de spațiu îi ajută pe angajați să se elibereze de stres și să își „încarce bateriile” pe parcursul zilei de lucru, fapt ce va duce la creșterea eficienței acestora. Un spațiu de relaxare trebuie să dispună de canapele sau fotolii cât mai comode, o măsuță cu ziare și reviste, un espressor, un frigider cu băuturi răcoritoare și gustări din care angajații să se poată servi gratis.
Cărțile de joc, mesele de ping-pong, cutiile de șah sau table, consolele pentru jocuri sunt alte dotări care ar trebui să se regăsească într-un astfel de spațiu.
Idei pentru amenajarea unei săli de conferințe
Acesta este un spațiu folosit ocazional pentru diferite ședințe sau întâlniri și în acest caz fiind nevoie de un mediu care să reducă stresul și să stimuleze creativitatea.
Pentru aceasta, sala poate fi dotată cu scaune cât mai confortabile așezate în jurul mesei de ședințe sau chiar cu niște canapele amplasate de-a lungul pereților, cu măsuțe pentru cafea ce pot fi folosite și ca suport pentru documente, agende și alte accesorii.
Spațiul trebuie să fie cât mai bine iluminat și dotat cu echipamente specifice precum tablă magnetică, videoproiector și ecran pentru prezentări, cameră de filmat pentru videoconferințe, microfoane și difuzoare.
Extrasfaturi pentru sporirea eficienței angajaților
Dacă ți se pare că aceste idei de amenajare a biroului de la serviciu nu sunt suficiente pentru eficientizarea activității angajaților, avem alte câteva sfaturi pe care ți le prezentăm pe scurt:
- comunică permanent cu angajații și fii deschis la propunerile venite din partea lor;
- oferă recompense în funcție de performanțe și evidențiază reușitele în fața celorlalți colegi;
- stabilește cel mult două obiective principale pe săptămână, asupra cărora angajații să se poată concentra;
- externalizează serviciile care îi încarcă pe angajați cu sarcini suplimentare;
- evită alocarea de sarcini repetitive;
După parcurgerea acestui material, te poți considere pe deplin informat, iar următorul pas în eficientizarea activității angajaților va consta în punerea în practică a recomandărilor oferite.