Este dificil sa preiei controlul asupra fiecarui minut al zilei, mai ales atunci cand exista o sumedenie de lucruri care-ti pot distrage atentia. Managementul timpului nu inseamna sa muncesti mai mult, ci sa fii mai inteligent astfel incat munca sa nu devina coplesitoare si sa puna o presiune inutila asupra ta.

Ce este managementul timpului

Conceptul suna simplu, dar care este definitia managementului timpului? Acest concept se refera la organizarea timpului prin planificarea temeinica a sarcinilor de lucru astfel incat sa te poti asigura ca respecti termenele limita.
Managementul timpului este procesul de planificare si exercitare a controlului constient al timpului petrecut pentru activitati specifice, pentru a lucra mai inteligent si cu mai putin efort si pentru a obtine un echilibru intre viata profesionala si cea privata.

Importanta managementului timpului.

De ce este important managementul timpului? Gestionarea precara a timpului sau abilitatile slabe de gestionare a timpului la locul de munca pot duce la:

• termene ratate;
• amanarea si lipsa de concentrare;
• lipsa de profesionalism;
• flux de lucru ineficient si calitate scazuta a muncii;
• stres nedorit;
• reputatie profesionala scazuta;
• relatii tensionate la locul de munca;
• sanctiuni financiare;
• dezechilibru intre viata profesionala si cea privata.

Iata cateva aspecte importante legate de efectele pozitive ale managementului timpului la locul de munca:

Eficienta si performanta sporite

Gestionarea deficitara a timpului te poate face sa te simti incarcat de sarcini, in timp ce un management adecvat al timpului iti va oferi o eficienta imbunatatita, ceea ce, la randul sau, duce la performante mai bune.

Indeplinirea la timp si cu succes a sarcinilor

Acesta este cel mai evident beneficiu al gestionarii eficiente a timpului si unul dintre cele mai importante. Managementul timpului te ajuta sa respecti termenele limita si la o calitate superioara, aspect esential atunci cand vine vorba despre indeplinirea asteptarilor clientilor.

Mai putin stres si anxietate

Atunci cand te confrunti cu stresul si anxietatea, nu numai ca ratezi termenele limita si desfasori o munca de mai slaba calitate, dar iti afecteaza si sanatatea. Persoanele care se confrunta cu stresul sunt mai predispuse sa ia zile de concediu medical. Stresul excesiv si hipertensiunea arteriala pot duce la boli de inima, depresie, obezitate si multe altele. Stiind ce sa facem, putem reduce stresul si tensiunile inutile din viata personala.

Stimuleaza increderea

Atunci cand poti administra timpul, capeti un impuls de incredere in propriile abilitati. Acest lucru, la randul sau, ajuta la reducerea stresului si a anxietatii.

Imbunatateste echilibrul dintre viata profesionala si cea privata

Un echilibru bun intre viata profesionala si cea privata nu numai ca aduce beneficii personale, dar, atunci cand te simti odihnit si poti sa-ti reincarci bateriile, poti obtine cele mai bune rezultate. Constientizarea faptului ca sarcinile si activitatile sunt pe drumul cel bun aduce un sentiment de calm in viata personala. Pe masura ce te simti mai calm si mai putin stresat, calitatea vietii tale se imbunatateste automat.

Proces decizional mai bun

Atunci cand ai timp sa te concentrezi si sa lucrezi temeinic, nu te mai afli in situatia de a lua decizii sub presiune. In schimb, poti lua decizii informate pe baza tuturor informatiilor de care ai nevoie.

Evitarea procrastinarii

“Voi face acest lucru mai tarziu”, iata o scuza cu care venim cu totii la un moment dat. Sensul managementului timpului nu este doar despre a face mai mult in mai putin timp, ci si pentru a reduce nevoia de a intarzia si de a amana sarcini importante. Elimina instantaneu procrastinarea, asigurandu-te ca esti familiarizat cu sarcinile adaugate in lista de activitati de facut si termenele de finalizare.

Mai multe oportunitati de dezvoltare a carierei

Punctualitatea in activitatea profesionala nu numai ca va creste eficienta, dar va ajuta si la castigarea unei bune reputatii la locul de munca. Faptul ca managerii stiu ca finalizezi intotdeauna sarcinile la timp ar putea deschide calea catre mai multe oportunitati de promovare la locul de munca.

Mai mult timp pentru petrecerea timpului liber si recreere

Cand a fost ultima data cand ai avut timp sa faci lucruri care iti plac cu adevarat? Din fericire, cu o buna gestionare a timpului, vei obtine mai mult timp liber pentru activitati recreative care te fac fericit. In cele din urma, acest lucru te ajuta sa creezi un echilibrul perfect lucrand inteligent.

Cum sa-ti manageriezi timpul la locul de munca: strategii functionabile

Sincer, oricine poate invata aceasta arta cu putina practica. Asadar, iata cativa pasi care iti spun cum sa devii expert in managementul timpului:

Programeaza si planifica din timp

Planificarea joaca un rol important in gestionarea timpului, deoarece ambele merg mana in mana. Poti profita la maximum de timpul tau, numai atunci cand este bine planificat. Cand vorbim despre planificare, nu trebuie neaparat sa urmezi o rutina stricta, ci inseamna sa iei decizii mai inteligente, sa cunosti momentul potrivit pentru a desfasura o sarcina sau o activitate. Ideea din spatele managementului timpului este de a lucra mai inteligent si de a-ti face timp pentru a face si alte lucruri.

Stabileste prioritatile

Prioritizarea sarcinilor zilnice este cheia pentru gestionarea cu succes a timpului. Acestea fiind spuse, multi angajati isi incep ziua cu sarcini neimportante sau ceva care poate fi facut cu usurinta mai tarziu. Prioritizarea te ajuta sa realizezi ca nu tot ceea ce faci este important. Este important sa te concentrezi pe prioritatile tale pentru a obtine succesul la locul de munca. Descopera cele mai importante sarcini si cele care sunt urgente. Aceasta ordonare te ajuta sa te concentrezi asupra a ceea ce trebuie facut de fapt. Poti utiliza diverse instrumente de management de proiect care te ajuta sa stabilesti prioritatile direct din ziua in care incepe un proiect.
Prioritizeaza sarcinile in ordinea importantei si a lungimii. Asigura-te ca sarcinile importante sunt facute din timp si incearca sa finalizezi sarcini neplacute, mai degraba decat sa le amani.

Intocmeste o lista de activitati

Realizarea unei liste de activitati te ajuta sa vizualizezi ceea ce trebuie sa faci. De asemenea, te poate ajuta la intocmirea unor liste separate care se concentreaza pe fiecare zi. In acest fel, vei vedea o lista de sarcini mult mai scurta si te vei simti mai putin coplesit de munca.

Deleaga sarcinile

Managerul ar trebui sa se asigure ca este un lider, mai degraba decat un sef, si ar trebui sa delege in mod eficient sarcini. Asumandu-si prea multa responsabilitate, managerii se confrunta cu faptul ca joaca in mod inutil rolul de martir.

Redu intreruperile

In viata de zi cu zi, distragerile si intreruperile costa multe ore valoroase. Telefoanele mobile sau social media sunt cateva dintre distragerile comune la job care aproape ne costa trei ore pe zi. Pentru a nu lasa aceste activitati sa iti devoreze timpul, este mai bine sa le tai complet din program. Ia-ti un moment pentru a te gandi la lucrurile care te distrag. Daca retelele sociale si telefoanele mobile te incurca in orele de program, seteaza un timp fix din zi in care poti verifica retelele de socializare. Organizeaza spatiul de lucru, pune telefonul in sertar si inchide aplicatiile social media. Intreruperile pot avea un impact negativ urias asupra productivitatii.

Programeaza-ti timpul de pauza

Pauzele regulate in timp ce lucrezi sunt o modalitate eficienta de a ramane productiv toata ziua. Dar eficacitatea este supusa riscului de management, mai ales atunci cand incepi sa iei prea multe pauze. Relaxeaza-te regulat, dar nu mai mult de 10 minute. Alege momente de repaus departe de ecranul calculatorului.

Nu face multitasking

Cel mai bun mod de a utiliza timpul este de a te ocupa de un singur lucru la un moment dat si de a-l finaliza inainte de a sari la urmatoarea activitate. Intocmeste o lista de sarcini care trebuie indeplinite in functie de prioritati.
Lucrul la mai multe sarcini in acelasi timp poate duce la greseli, comunicare eronata si sentimentul de a fi coplesit de munca. Uneori, este inevitabil, dar, acolo unde este posibil, asigura-te ca o sarcina este terminata inainte de a trece la urmatoarea.

Cunoaste-ti bioritmul

Ideea de baza este de a stabili cu tine insuti cand, unde si cum esti cel mai productiv. Cercetarile arata clar ca ziua noastra este condusa de cicluri care afecteaza nivelul de atentie si motivatie. Asadar, daca ai un proiect care implica decizii critice si complexe, cel mai bun scenariu este sa il gestionezi in “orele de aur”.

Accepta-ti limitele

Chiar si cu 150% efort, vor exista ocazii in care pur si simplu nu poti face fata lucrurilor in intervalul de timp specificat. Acesta este punctul in care accepti ca exista limite de productivitate si eficienta in gestionarea timpului. De exemplu, daca ai un volum de munca dublu intr-o zi, externalizarea si delegarea sunt cele mai bune alegeri. Nu presupune doar ca poti obtine tot ceea ce ai vrut in orice interval de timp dat.

Produse de birou pentru gestionarea eficienta a timpului

Pentru a-ti asigura un management eficient al timpului este necesar sa te echipezi cu produse de birou, in special pentru planificarea sarcinilor, gestionarea timpului si pentru organizarea si arhivarea documentelor de lucru.

Bibliorafturi

Bibliorafturile te ajuta sa ordonezi si ai acces usor la documentele cu care lucrezi si sa arhivezi proiectele la care ai lucrat deja.

Plannere magnetice

Plannerele magnetice te pot ajuta sa dezvolti strategii de planificare, sa ai o imagine de ansamblu a sarcinilor pe care le ai de indeplinit si sa monitorizezi stadiul lor de implementare.

Dosare

Dosarele te ajuta sa iti ordonezi activitatile si sa lucrezi intens pe fiecare proiect in parte, fara a-ti distrage atentia.

Agende

Cu ajutorul agendelor si a altor articole din hartie, poti pastra o ordine zilnica a activitatilor de indeplinit si poti lua notite care iti vor fi necesare in efectuarea sarcinilor.

Calendare

Calendarul te ajuta sa iti stabilesti programul, sa planifici timpul si sa ai o ordine clara a prioritatilor, alaturi de agenda si alte accesorii de birou.

Imbunatatirea gestionarii timpului la locul de munca permite ameliorarea performantei si atingerea obiectivelor dorite cu mai putin efort si strategii mai eficiente. Asadar, pentru zile mai echilibrate, aplica strategiile functionale de management a timpului la locul de munca si alege produse de birou pentru o gestionare eficienta a sarcinilor de lucru.